Moet ik BTW over mijn administratiekosten rekenen?
De vraag of er BTW over administratiekosten moet worden gerekend, krijgen we relatief vaak. Het komt er in de regel op neer dat er BTW gerekend moet worden over de gehele factuur, met het bijpassende BTW-tarief. Dit is met de administratiekosten niet anders.
Als u dus een factuur verstuurt met totaalwaarde €300,- en €3,- administratiekosten, rekent u dus gewoon de BTW over allebei. In het geval van 21% BTW, betekent dit dus dat u 21% over €303,- moet berekenen. Levert u alleen goederen over het 6% tarief, dan rekent u ook 6% over de administratiekosten.
Let op: er bestaat een uitzondering voor apothekers. Bent u apotheker, dan rekent u 6% BTW over de administratiekosten, zélfs als u ook 21%-BTW artikelen verkoopt.
Moet ik BTW heffen over verzendkosten
Het is een ietwat vreemde constructie die gebruikt wordt bij de heffing van BTW over verzendkosten. Als u een velletje postzegels koopt en u kijkt naar de bon, ziet u dat over deze postzegels geen BTW geheven wordt. Als u het gebruik van deze postzegels dan weer factureert als verzendkosten, zou u mogen verwachten dat u hier geen BTW over hoeft te heffen. Niets is minder waar. In het kort:
- Over postzegels die u bij het postkantoor of bij een boekhandel heeft gekocht, kunt u geen BTW aftrekken (kijk naar de bon, voor de zekerheid)
- Over de verzendkosten die u rekent moet u wél BTW heffen
Het gebruikte BTW tarief bij verzendkosten
De wet op de omzetbelasting stelt:
Portokosten die bij de levering van goederen in rekening worden gebracht, behoren tot de vergoeding waarover belasting is verschuldigd. Hierbij is hetzelfde BTW-tarief van toepassing als dat van die goederen.
In normaal Nederlands vertaalt betekent dit: u moet hetzelfde BTW-tarief gebruiken voor de verzendkosten, als u heeft gedaan voor (het overgrote deel van) de overige producten op de factuur. Dit is meestal 21%, maar kan soms ook 6% zijn.
Conclusie: hef BTW over de verzendkosten
Als u geen BTW heft over de verzendkosten, kan dit een significant verschil maken tussen de BTW die u af had móeten dragen en de BTW die u afgedragen heeft. Dit zorgt bij een eventuele belastingcontrole voor problemen en kan leiden tot een boete. Met andere woorden: BTW heffen over de verzendkosten is noodzakelijk, zelfs al kunt u de BTW van de aankoopsom niet aftrekken.
Waarom worden postzegels zonder BTW verkocht?
Er is een constructie bedacht waarin de wet postverkeer en de wet omzetbelasting een clausule hebben opgenomen waarin PostNL wordt vrijgesteld van belastingheffing op post- en pakketzegels. In deze constructie is ook opgenomen dat de boekhandel of het postkantoor als een soort agent fungeert, waardoor het slechts de producten van PostNL verkoopt. Om die reden mogen boekhandels wel postzegels zonder BTW verkopen. Strikt genomen zijn de boekhandels dus nooit daadwerkelijk ‘eigenaar’ van de zegels en woden ze alleen in naam van PostNL verkocht.